青海慶華在各廠礦全面推行網(wǎng)絡(luò)化無(wú)紙化辦公

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編輯: 徐焰

發(fā)布時(shí)間: 2012-03-30

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　　為全面推進(jìn)公司網(wǎng)絡(luò)化、無(wú)紙化、科學(xué)化辦公，規(guī)范OA系統(tǒng)公文處理程序、制度審批流程，加快信息化建設(shè)步伐， 3月12日至23日，青海慶華組成OA系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目小組赴烏蘭煤化公司、木里煤礦、格爾木礦業(yè)公司、鋼鐵項(xiàng)目指揮部等地進(jìn)行信息化建設(shè)需求調(diào)研及信達(dá)OA辦公系統(tǒng)培訓(xùn)演示。此項(xiàng)工作取得了良好的效果，達(dá)到了預(yù)期目的。

　　截至目前，青海慶華公司公文處理、制度審批會(huì)簽均在OA系統(tǒng)中進(jìn)行，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化、無(wú)紙化辦公。各單位干部員工充分利用OA辦公系統(tǒng)辦公，不僅提升了工作效率，優(yōu)化了辦公流程，而且降低了辦公費(fèi)用。此外項(xiàng)目小組一行還分別對(duì)各單位目前使用的OA辦公系統(tǒng)、遠(yuǎn)程視頻會(huì)議以及其它信息化項(xiàng)目等應(yīng)用方面開(kāi)展需求調(diào)研，對(duì)各單位在信息化建設(shè)方面提出的意見(jiàn)和建議認(rèn)真歸納總結(jié)，為下一步繼續(xù)深入推進(jìn)青海慶華公司信息化工作奠定了基礎(chǔ)，創(chuàng)造了條件。

　　在烏蘭煤化公司，按照煤化公司的實(shí)際公文處理程序和制度審批流程，項(xiàng)目小組設(shè)計(jì)煤化公司OA工作流，在測(cè)試無(wú)誤后召開(kāi)了煤化公司OA辦公系統(tǒng)演示培訓(xùn)會(huì)。會(huì)上項(xiàng)目小組詳細(xì)演示了煤化公司OA公文處理程序、制度審批流程，將工作流中的關(guān)鍵操作步驟反復(fù)操作、演示，以保證流程參與者在OA系統(tǒng)中正確處理文件。同時(shí)，讓與會(huì)人員扮演不同角色現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行模擬訓(xùn)練，加強(qiáng)其在OA工作流中的每一個(gè)環(huán)節(jié)上能夠正確、熟練的操作。會(huì)上煤化公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)就OA系統(tǒng)中的文件修改方法、如何保留文件的修改痕跡、文件的存取方式、查詢調(diào)閱等問(wèn)題提出了咨詢，項(xiàng)目小組成員一一給予了解答。

　　在木里煤礦，項(xiàng)目小組就木里煤礦OA公文處理程序、制度審批流程進(jìn)行設(shè)計(jì)、演示、模擬訓(xùn)練。項(xiàng)目小組加強(qiáng)與相關(guān)工作人員溝通，將實(shí)際工作流程中不符合規(guī)范的環(huán)節(jié)進(jìn)行調(diào)整后設(shè)計(jì)新的流程，以保證工作流在OA系統(tǒng)中順暢運(yùn)行。

　　在格爾木礦業(yè)公司，項(xiàng)目小組對(duì)礦業(yè)公司文件審核、流轉(zhuǎn)等不規(guī)范流程進(jìn)行了有效指導(dǎo)。為保證文件或制度內(nèi)容的質(zhì)量與專(zhuān)業(yè)性，加快文件簽發(fā)速度，項(xiàng)目組建議，“誰(shuí)擬稿，誰(shuí)負(fù)責(zé)流轉(zhuǎn)”。確定由擬稿人負(fù)責(zé)將起草的文件或制度送至各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核、簽發(fā)，辦公室或企管組人員負(fù)責(zé)文件及制度的印制、分發(fā)，并對(duì)流程進(jìn)行設(shè)計(jì)、測(cè)試。

　　在格爾木鋼鐵項(xiàng)目指揮部，按照指揮部提交的收文傳閱單、發(fā)文稿紙、制度審批表及實(shí)際工作流程設(shè)計(jì)OA工作流，測(cè)試正常運(yùn)行后逐個(gè)進(jìn)行操作演示，指揮部各部門(mén)、科室負(fù)責(zé)人、工作人員踴躍參加模擬訓(xùn)練，在每一個(gè)環(huán)節(jié)中正確操作，確保了整個(gè)工作流程的順利進(jìn)行。同時(shí)，指揮部提出，由于項(xiàng)目招標(biāo)頻繁，招標(biāo)工作涉及的環(huán)節(jié)較多，若能在OA上開(kāi)展此項(xiàng)工作將會(huì)節(jié)約大量時(shí)間，工作效率也會(huì)提高。另外希望圖紙領(lǐng)用發(fā)放工作也能在OA 系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)。項(xiàng)目小組將根據(jù)上述兩項(xiàng)工作的實(shí)際工作程序在OA系統(tǒng)中設(shè)計(jì)工作流，在測(cè)試正常使用后交于指揮部試運(yùn)行。

　　經(jīng)過(guò)十余天的調(diào)研培訓(xùn)，項(xiàng)目小組取得了可喜的成果。一是通過(guò)此次培訓(xùn)，使員工對(duì)OA系統(tǒng)辦公有了初步的認(rèn)識(shí)與了解，為今后集團(tuán)信息化建設(shè)打下了良好的基礎(chǔ)；二是根據(jù)各單位實(shí)際需求，完善了OA系統(tǒng)使用功能；三是加強(qiáng)了實(shí)踐操作，鞏固了培訓(xùn)成果。

（來(lái)源：青海慶華公司閆沛霞、朱先民）

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